Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

gemäß Art. 28 DSGVO · Version 1.0 (Stand 23.06.2026)

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Zwischen den Parteien

Verantwortlicher (nachfolgend „Auftraggeber") — das Unternehmen, das getezdocs nutzt:
[Firma, Anschrift, vertreten durch — wird beim Onboarding ergänzt]

Auftragsverarbeiter (nachfolgend „Auftragnehmer"):
MyClips AI · Inhaber: Julien Holte
Bergische Straße 7, 53773 Hennef
E-Mail: info@myclipsai.com

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Bereitstellung der Plattform getezdocs (digitale Angebotsmappen). Die Dauer entspricht der Laufzeit des zugrunde liegenden Hauptvertrags. Der Auftrag endet mit dessen Beendigung.

§ 2 Art, Zweck und betroffene Personen

• Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Anzeigen, Übermitteln und Löschen im Rahmen der digitalen Angebotsmappe.
• Zweck: Erstellung, Bereitstellung und Abwicklung digitaler Angebote sowie Annahme von Anfragen/Unterlagen der Endkunden.
• Betroffene Personen: Endkunden des Auftraggebers sowie dessen Mitarbeiter (Nutzer der Plattform).
• Datenkategorien: Kontakt-/Stammdaten, Angebots- und Vertragsdaten, von Endkunden hochgeladene Dokumente, ggf. Fahrzeug-/Objektdaten, Nutzungsdaten (nur mit Einwilligung).

§ 3 Weisungsbindung

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers und nicht für eigene Zwecke. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber.

§ 4 Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet bzw. einer gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegen.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32)

• Datenstandort: Datenbank und sämtliche hochgeladenen Dateien werden ausschließlich in Deutschland (Rechenzentrum Frankfurt am Main) gespeichert; die Anwendungs-Server laufen ebenfalls in Frankfurt.
• Verschlüsselung: Transportverschlüsselung (TLS/HTTPS); Speicherung in der EU bei zertifizierten Anbietern.
• Zugriffskontrolle: Mandantentrennung pro Organisation; private Dokumente nur über kurzlebige signierte Links; rollenbasierter Zugriff.
• Datenminimierung: Personenbezogene Angaben werden vor einer etwaigen KI-Aufbereitung lokal aus PDF-Unterlagen entfernt/geschwärzt; Angebote werden ausschließlich als PDF verarbeitet.
• Speicherbegrenzung: Hochgeladene Dokumente, Anfragedaten, zwischengespeicherte Unterlagen sowie Nutzungsdaten werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht.

§ 6 Sub-Auftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt den Einsatz der im Verzeichnis der Sub-Auftragsverarbeiter genannten Dienstleister. Mit diesen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; Drittlandübermittlungen sind durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Änderungen werden vorab mitgeteilt; ein Widerspruch aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund ist möglich.

§ 7 Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren bei der Beantwortung von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.) sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und der Meldung von Datenpannen.

§ 8 Meldung von Datenschutzverletzungen

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Bekanntwerden.

§ 9 Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Auftrags löscht der Auftragnehmer die verarbeiteten Daten oder gibt sie nach Wahl des Auftraggebers zurück, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 10 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die zum Nachweis der Einhaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht angemessene Überprüfungen.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlage: Verzeichnis der Sub-Auftragsverarbeiter.

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